Lập kế hoạch cho 1 ngày làm việc

Giáo sư Donald E. Wetmore, chuyên gia về môn quản trị của nhiều ĐH Mỹ, đưa ra một câu nói nổi tiếng: “Chúng ta không thất bại vì kế hoạch, mà đa phần đều thất bại trong việc lập kế hoạch”. 5 lời khuyên của ông cho một ngày như sau:

1. Lên kế hoạch vào… buổi tối. Rất hiệu quả vì bạn sẽ yên tâm đi ngủ mà không bận tâm về những chuyện của ngày mai nữa. Đặc biệt, giấc ngủ sẽ giúp bạn hiệu chỉnh những sai sót của bản kế hoạch. Hôm sau tỉnh dậy, bạn thấy nó… hay hơn nhiều.

2. Phải viết ra giấy. Khi viết sẽ xuất hiện những điều tuyệt diệu mà bạn chưa bao giờ nghĩ đến.

3. Hãy tính đến hai loại công việc: “phải” và “muốn”. Một bên là trách nhiệm, còn một bên là nhu cầu. Tính toán và cân nhắc cho kỹ!

4. Lập một kế hoạch… quá tải. Đó là một sự thách thức. Nếu bạn chỉ có một việc trong kế hoạch, thể nào cũng tốn nguyên ngày. Nếu ba việc thì khác, thời gian sẽ chia làm ba. Nhưng nếu bạn ghi ra 12 kế hoạch, dù chỉ có thể làm xong 9 phần thôi, nhưng dần dà khả năng làm việc của bạn sẽ được nâng cao rõ rệt.

5. Xác định ưu tiên. Đề ra nhiều, nhưng bạn phải xác định cái nào là yêu cầu hàng đầu và bức thiết nhất để có thể làm được.

Một bài viết của  Peter Bregman trên Harvard Business Publishing cũng chỉ cách để quản lý kế hoạch làm việc như sau: 

 Bước 1 (5 phút). Lập kế hoạch trong ngày. Trước khi bật máy tính, hãy ngồi xuống và viết ra giấy những việc cần làm và quyết định xem hôm nay nên làm việc gì. Việc gì sẽ xúc tiến cho mục tiêu của bạn và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích và thành công? Hãy viết những công việc đó vào giấy.

Tiếp theo và quan trọng nhất, là hãy sắp xếp bản kế hoạch của bạn vào lịch làm việc. Hãy xếp những công việc khó nhất và quan trọng nhất vào khoảng thời gian đầu giờ làm việc. Và theo tôi, khoảng thời gian đầu giờ này, nếu có thể, nên diễn trước cả khi bạn kiểm tra hòm thư của mình. Và nếu bản kế hoạch của bạn không thể khớp được với lịch làm việc, hãy làm lại nó, sắp xếp lại những công việc ưu tiên. Nó phải có ảnh hưởng lớn đến việc bạn quyết định sẽ thực hiện công việc của mình ở đâu và khi nào.

Trong cuốn sách The Power of Full Engagement, Jim Loehr and Tony Schwartz đã mô tả lại cuộc nghiên cứu với một nhóm phụ nữ đồng ý tự thực hiện các bài tập luyện ngực trong 30 ngày. 100% những người phụ nữ trả lời việc họ sẽ thực hiện bài tập ở đâu và khi nào đã hoàn thành bài tập. Chỉ có 53% những người không trả lời được câu hỏi trên hoàn thành bài tập này.

Trong một cuộc nghiên cứu khác, những người đang cai nghiện đã đồng ý viết một bài luận và hoàn thành nó trước 5 giờ chiều trong ngày. 80% số người trả lời câu hỏi họ sẽ viết bài luận ở đâu và khi nào đã hoàn thành nó. Không một ai bỏ qua câu hỏi này hoàn thành.

Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy quyết định xem bạn sẽ làm nó ở đâu và khi nào. Nếu không, hãy loại nó ra khỏi bản kế hoạch.

Bước 2 (1 phút mỗi giờ). Tìm lại sự tập trung. Hãy chỉnh đồng hồ, điện thoại, hay máy  tính của bạn để chúng kêu lên mỗi giờ. Khi chúng kêu lên, hãy thở sâu, nhìn lại bản kế hoạch và tự hỏi bản thân rằng mình đã sử dụng một giờ vừa rồi hữu ích chưa. Sau đó hãy nhìn lại lịch làm việc và cẩn thận xem xét công việc mình sẽ làm trong một giờ tiếp theo. Quản lý công việc của bạn từng giờ. Đừng để thời gian chi phối bạn.

Bước 3 (5 phút). Đánh giá lại. Hãy tắt máy tính và đánh giá lại toàn bộ công việc bạn đã làm trong ngày. Tự hỏi xem bạn đã thực hiện những công việc gì, tập trung vào vấn đề nào, bạn bị phân tâm ở đâu, và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau?

( Sưu tầm và tổng hợp từ tuổi trẻ và  Harvard Business Publishing )