Muốn tăng năng suất hãy ngưng viết “danh sách việc cần làm”

Một nhà văn đã vô cùng ngạc nhiên bởi sự tăng năng suất khi cô theo dõi những gì mình đã làm được, chứ không phải những gì cô cần làm.

Tôi đã từng gắn bó với những bản “to-do-list” (việc cần làm). Ghi chép tất cả mọi thứ cần hoàn thành là điều đầu tiên tôi làm khi ngồi vào bàn mỗi buổi sáng. Nó khiến tôi cảm thấy tập trung, có tổ chức khi đã có bản kế hoạch làm việc đàng hoàng cho một ngày dài.

Dù cho tôi cảm thấy bản danh sách thực sự có ích với mình thì tôi vẫn nhận thấy rằng mình chưa có được kết quả tốt nhất.

Chắc bạn biết cảm giác mỗi sáng, ngồi vào bàn làm việc, nguệch ngoạc viết ra hàng tá công việc và dự án khác nhau. Bạn cảm thấy có động lực và tự tin rằng bạn sẽ hoàn thành được tất cả, dù cho thực tế là bạn cần mất đến 3 ngày để hoàn thành những thứ bạn viết ra. Bạn bị sự lạc quan của bản thân mình che mắt.

Rồi đột nhiên vào cuối ngày, khi nhìn xuống cái danh sách yêu quý của mình, bạn nhận thấy có đến hơn nửa mình chưa hề động đến. “Mình đã làm cái quái gì ngày hôm nay thế?”, cảm giác của bạn lúc này hẳn là chán nản và thất vọng.

Thật không may, tình huống này quá quen thuộc với tất cả chúng ta. Trong một số trường hợp, viết ra những việc cần làm là điều rất tốt để bạn đi đúng hướng. Nhưng cũng có rất nhiều lần, chúng chỉ khiến bạn cảm thấy khó chịu hơn thôi. Ngay cả khi bạn có một ngày làm việc được sắp xếp chặt chẽ, bạn vẫn sẽ buộc phải làm cả những thứ ngoài dự kiến, và có thể hoàn toàn quên mất những gì thực sự cần hoàn thành.

Đây là một cái bẫy thôi thường xuyên mắc phải. Do đó khi đọc một bài báo về “anti-to-do list” của Marc Andreessen, tôi đã nhanh chóng thử nghiệm.

Vậy, “anti-to-do list” là gì?

Đây có thể là khái nghiệm hoàn toàn mới mẻ với bạn. Về cơ bản, chiến lược này hoàn động trái ngược với kiểu “to-do list” truyền thống. Thay vì viết ra những thứ bạn cần làm, bạn viết ra những việc bạn đã hoàn thành, dù là dự án tầm cỡ hay hoạt động bé tẹo.

Kết thúc ngày làm việc bạn sẽ có một danh sách những điều đã hoàn thành chứ không phải một mớ những thứ bạn chưa làm xong.

Chúng ta hãy tập trung vào khía cạnh tích cực của phương pháp. Trong quá trình thử nghiệm tôi đã nhận thấy vài điều cần lưu ý:

1. Tôi chưa đủ tin tưởng bản thân

Như tôi đã từng đề cập, không phải ai cũng dám phá vỡ những phương pháp tiêu chuẩn. Đa phần chúng ta sẽ có xu hướng như vậy, “to-do list” thực sự đã trở thành một yếu tố được rất nhiều người áp dụng để tăng năng suất. Bởi vậy, ý tưởng trái ngược có thể sẽ khiến chúng ta suy nghĩ rằng mình sẽ chẳng thể hoàn thành việc gì cả.

Nhưng sau thử nghiệm tôi nhận thấy rằng mình chưa đủ tin tưởng bản thân. Công việc tương đối dễ dàng và hiệu quả, chẳng có gì khủng khiếp xảy ra cả. Cùng với sự kết hợp của hòm thư, lịch và cả trí tuệ của mình, không quá khó để tôi theo dõi mọi việc.

2. Cảm xúc là điều vô cùng quan trọng

Từng kè kè bên cạnh “to-do list”, tôi thường kết thúc một ngày với cảm xúc sợ hãi. Một ngày làm việc 8 tiếng dường như chẳng bao giờ là đủ cả.

Ngược lại thì đây là một trong những lợi ích chính của “anti-to-do list”. Nó buộc bạn phải nghĩ đến tất cả mọi thứ, dù lớn hay nhỏ mà bạn đã thực hiện. Dù cho có nhiều việc phát sinh ngoài ý muốn thì tôi vẫn sẽ có cảm giác mình có một ngày thật tuyệt vời, chứ không phải cảm giác thiếu thốn thời gian.

Rõ ràng là giờ đây tôi chẳng còn cảm giác cáu kỉnh mỗi tối, tôi cũng thực sự ngạc nhiên khi việc này cải thiện năng suất làm việc tổng thể của mình. Ngày ngày, tôi ngồi trước máy tính và cảm giác được động viên khuyến khích chứ không phải là gánh nặng bởi núi việc chưa hoàn thành.

3. Việc gì cũng cần cân bằng

Tôi thích phương pháp này nên tôi đã lên phương án để tiếp tục áp dụng. Tuy nhiên điều này không có nghĩa tôi sẽ từ bỏ “to-do list” mãi mãi. Thay vào đó, tôi sẽ cố gắng kết hợp 2 triết lý khác nhau để đạt đến hiệu quả công việc cao nhất.

Tôi dự kiến duy trì 2 danh sách: một danh sách truyền thống và một danh sách như lời nhắc nhở về thành tích công việc của bản thân. Tôi hy vọng chúng sẽ mang lại những điều tốt nhất.

Trong thực tế có hàng tá các phương pháp, thủ thuật bạn có thể thử nhưng điều quan trọng là phải phù hợp với bạn (chẳng cần tất cả mọi người). Đừng quá tuân thủ những phương pháp tiêu chuẩn, hãy thực hiện những gì khiến bạn làm việc tích cực và hiệu quả nhất.

Theo Trí Thức Trẻ